وهو مصطلح ياباني يعني “التحسين المستمر”، وتسعى عمليات كايزن القائمة على الجودة إلى إجراء تحسينات صغيرة ومفيدة وتدريجية مع مرور الوقت للمساعدة في تقليل الهدر وتبسيط العمليات وتوحيدها وتعزيز الحوار المفتوح. تشجع “كايزن”، المعترف بها عالمياً لرعايتها لبيئة عمل تعاونية ودفعها للجودة والإنتاجية والكفاءة، على تشجيع وتقدير المدخلات من كل موظف في مكان العمل – من الرئيس التنفيذي إلى المتدرب في المستودع. لا يمكن التقليل من أهمية تعليمات العمل الشاملة والمحددة للوظيفة لتقليل المخاوف المتعلقة بالسلامة والجودة ومساعدة الموظفين على أداء المهام بأقصى قدر من الكفاءة. كيف يمكنك تحسين تعليمات العمل الخاصة بالوظيفة لضمان أداء الوظيفة المعنية بأمان واتساق ودقة؟ قم بتوحيد العمل باتباع نهج PDCA (خطِّط، نفِّذ، تحقق، تصرف) الذي أثبت جدواه في كايزن لحل المشاكل وإجراء التحسينات في مكان العمل:

الخطة:

1. تحديد المشكلة – ابدأ بمراجعة شاملة للعمليات. يجب أن يُنظر إلى هذا التدقيق على أنه فحص للصحة والعافية. تتطلب هذه الخطوة فحص ومراجعة شاملة لجميع الوثائق (في هذا المثال، تعليمات العمل الخاصة بالوظيفة). اطلب مدخلات من فريقك للمساعدة في التحقق مما إذا كانت تعليمات العمل كاملة أو تحتاج إلى مراجعات. شجع الاقتراحات التي من شأنها زيادة الإنتاجية إلى أقصى حد وإزالة أي إشارات حمراء أو مخاوف تتعلق بالسلامة. هل التعليمات سهلة الفهم والمتابعة؟ هل التعليمات مدعومة بوسائل بصرية مفيدة مثل الرسوم البيانية أو الصور؟ من المهم الإجابة على مثل هذه الأسئلة.

2. تحليل الوضع – هذه الخطوة هي الخطوة التي يحدث فيها العمل فعليًا. من خلال تقييم الحالة الراهنة وجمع البيانات والتفاصيل القيمة، يمكن الكشف عن السبب الجذري أو المشكلة. يمكن أيضًا إجراء تخطيط للعمليات. يمكن تحديد الأهداف لمعالجة المشكلة وإجراء التحسينات.

• • حلل الموقف الجزء 2 – تعمق أكثر في الموقف. ما هو أصل المشكلة حقًا؟ قم بتضييق النطاق وأجب عن السؤال التالي: ما الذي يمكن فعله لإحداث التغيير الذي من شأنه إصلاح المشكلة؟

3. وضع الأهداف – ضع أهدافاً محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بالموضوع ومحددة زمنياً لمعالجة المشكلة التي تم تحديدها.

افعل ذلك:

4. وضع خطة التنفيذ وتنفيذها – الأنشطة الرئيسية التي تسمح بالوصول إلى الهدف أو الغاية.

تحقق من ذلك:

5. التقييم – قم بتقييم تحقيق الهدف أو الغاية (إذا لم يتحقق الهدف، يجب معالجة تدابير مضادة إضافية). تحويل الخطط إلى بنود عمل وإعادة التقييم مرة أخرى.

تصرف:

6. إضفاء الطابع المؤسسي – إضفاء الطابع الرسمي على التغييرات وترسيخها من خلال تعليمات العمل وتتبع المقاييس والتدريب من خلال تعليمات العمل. اجعل المجموعة بأكملها على دراية تامة بالعملية الجديدة. قد تتضمن هذه الخطوة أيضًا مقاييس أو نوعًا من التتبع المرئي.

7. الفرص المشتركة – شارك مع الفريق الأكبر أن كايزن قد اكتملت وأثرها الإيجابي على الأعمال. تحديد ما إذا كان يمكن نشر التغييرات في مجالات العمل الأخرى. كرر العملية، إذا لزم الأمر. إعادة التقييم، حسب الحاجة، حيث قد تتغير الظروف. كن منفتحًا على فرص إضافية.

إنشاء ثقافة التحسين المستمر والحفاظ عليها

من خلال فهم مبادئ كايزن وتطبيقها في مؤسستك، يمكنك جني الفوائد التالية بما في ذلك

• تحسين عمليات السلامة المحسنة
• مبادرات الجودة المعززة
• الالتزام الواضح بالتحسين المستمر
• مواءمة أفضل لجميع العمليات والأنظمة
• رفع الروح المعنوية للموظفين (مساهمة الجميع مهمة)

إن اتخاذ الخطوات اللازمة نحو التحسين المستمر هو عملية مستمرة وجديرة بالاهتمام يمكن أن تسفر عن نتائج إيجابية لمؤسستك. بشكل عام، تساعد كايزن على رفع معنويات الموظفين وتمكّن فريقك من أن يكون جزءًا من قرارات العمل المهمة. عندما يتم تشجيع التغذية الراجعة ويتمكن العاملون من القيام بعملهم في بيئة آمنة تعتمد على الجودة وتعزز الكفاءة، فإنهم سيزدهرون.