Término japonés que significa «mejora continua», los procesos Kaizen impulsados por la calidad se esfuerzan por realizar pequeñas mejoras útiles y graduales a lo largo del tiempo para ayudar a minimizar los residuos, simplificar y estandarizar los procesos y fomentar un diálogo abierto. Reconocido mundialmente por fomentar un entorno de trabajo colaborativo e impulsar la calidad, la productividad y la eficiencia, Kaizen anima y valora las aportaciones de todos los empleados del lugar de trabajo, desde el director general hasta el becario del almacén. No se puede subestimar la importancia de unas instrucciones de trabajo completas y específicas para cada puesto, que reduzcan los problemas de seguridad y calidad y ayuden a los empleados a realizar las tareas con la máxima destreza. ¿Cómo mejorar las instrucciones de trabajo específicas del puesto para garantizar que la función laboral en cuestión se realiza de forma segura, coherente y precisa? Estandariza el trabajo siguiendo el probado enfoque PDCA (Planificar, Hacer, Comprobar, Actuar) de Kaizen para resolver problemas e impulsar mejoras en el lugar de trabajo:

Plan:

1. Identifica el problema – Empieza con una auditoría exhaustiva de los procesos. Esta auditoría debe considerarse como un chequeo de salud y bienestar. Este paso requiere un examen y una revisión exhaustivos de toda la documentación (en este ejemplo, las instrucciones de trabajo específicas del puesto). Pide la opinión de tu equipo para ayudar a validar si las instrucciones de trabajo están completas o necesitan revisiones. Anima a hacer sugerencias que maximicen la productividad y eliminen cualquier señal de alarma o problema de seguridad. ¿Son las instrucciones fáciles de entender y seguir? ¿Se apoyan las instrucciones en ayudas visuales útiles, como diagramas o imágenes? Es fundamental responder a preguntas como éstas.

2. Analizar la situación – En este paso es donde realmente tiene lugar el trabajo. Evaluando el estado actual y recopilando datos y detalles valiosos, puede revelarse la causa raíz o el problema. También puede realizarse un mapeo del proceso. Pueden fijarse objetivos para remediar el problema e impulsar mejoras.

• • Analiza la situación parte 2 – Profundiza en la situación. ¿Cuál es realmente la raíz de la preocupación? Reduce el alcance y responde a la siguiente pregunta: ¿Qué se puede hacer para impulsar el cambio que solucionará el problema?

3. Establecer objetivos – Establece objetivos SMART (Específicos, Mensurables, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el tiempo) para abordar el problema identificado.

Hazlo:

4. Desarrolla y ejecuta el plan de ejecución – Las actividades clave permiten alcanzar el objetivo o la meta.

Compruébalo:

5. Evalúa – Evalúa la consecución del objetivo o meta (si no se alcanza el objetivo, hay que abordar contramedidas adicionales). Convierte los planes en elementos de acción y vuelve a evaluar.

Actúa:

6. Institucionaliza – Formaliza y consolida los cambios mediante instrucciones de trabajo, seguimiento métrico y formación a través de las instrucciones de trabajo. Haz que todo el grupo se familiarice con el nuevo proceso. Este paso también podría incluir métricas o algún tipo de seguimiento visual.

7. Oportunidades compartidas – Comparte con el equipo mayor que se ha completado el Kaizen y su impacto positivo en el negocio. Determina si los cambios pueden implantarse en otras áreas de negocio. Repite el proceso, si es necesario. Reevalúa, según sea necesario, ya que las condiciones pueden cambiar. Mantente abierto a nuevas oportunidades.

Crear y mantener una cultura de mejora continua

Al comprender y aplicar los principios del Kaizen en tu organización, puedes cosechar los siguientes beneficios, entre ellos

• Mejora de los procesos de seguridad
• Iniciativas de calidad mejoradas
• Compromiso demostrado con la mejora continua
• Mejor alineación de todos los procesos y sistemas
• Mayor moral de los empleados (la aportación de todos es importante)

Dar los pasos necesarios hacia la mejora continua es un proceso continuo que merece la pena y que puede producir resultados positivos para tu organización. En general, el Kaizen ayuda a levantar la moral de los empleados y capacita a tu equipo para formar parte de las decisiones empresariales importantes. Cuando se fomenta la retroalimentación y los trabajadores pueden hacer su trabajo en un entorno seguro y orientado a la calidad que promueve la eficiencia, prosperarán.