Terme japonais signifiant « amélioration continue », les processus Kaizen axés sur la qualité s’efforcent d’apporter de petites améliorations utiles et progressives au fil du temps afin de minimiser le gaspillage, de simplifier et de normaliser les processus et d’encourager un dialogue ouvert. Reconnu mondialement pour favoriser un environnement de travail collaboratif et propulser la qualité, la productivité et l’efficacité, Kaizen encourage et valorise la contribution de chaque employé sur le lieu de travail, du PDG au stagiaire dans l’entrepôt. On ne saurait sous-estimer l’importance d’instructions de travail complètes et spécifiques pour réduire les problèmes de sécurité et de qualité et aider les employés à accomplir leurs tâches avec la plus grande compétence. Comment améliorer les instructions de travail spécifiques à un poste afin de s’assurer que la fonction en question est exécutée de manière sûre, cohérente et précise ? Standardisez le travail en suivant l’approche PDCA (Planifier, Faire, Contrôler, Agir) de Kaizen, qui a fait ses preuves, pour résoudre les problèmes et apporter des améliorations sur le lieu de travail :

Plan :

1. Identifier le problème – Commencez par un audit approfondi des processus. Cet audit doit être considéré comme un bilan de santé et de bien-être. Cette étape nécessite un examen approfondi de toute la documentation (dans cet exemple, les instructions de travail spécifiques à un poste). Demandez à votre équipe de vous aider à déterminer si les instructions de travail sont complètes ou si elles doivent être révisées. Encouragez les suggestions qui maximiseront la productivité et élimineront les signaux d’alarme ou les problèmes de sécurité. Les instructions sont-elles faciles à comprendre et à suivre ? Les instructions sont-elles accompagnées d’aides visuelles utiles, telles que des diagrammes ou des images ? Il est essentiel de répondre à ce type de questions.

2. Analyser la situation – C’est à cette étape que le travail se fait réellement. En évaluant la situation actuelle et en recueillant des données et des détails précieux, la cause profonde ou le problème peut être révélé. Une cartographie des processus peut également être réalisée. Des objectifs peuvent être fixés pour remédier au problème et apporter des améliorations.

• • Analyser la situation partie 2 – Plongez plus profondément dans la situation. Quelle est la véritable origine du problème ? Réduisez le champ d’application et répondez à la question suivante : Que peut-on faire pour conduire le changement qui résoudra le problème ?

3. Fixer des objectifs – Fixez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps) pour résoudre le problème identifié.

Faites :

4. Élaborer et exécuter le plan de mise en œuvre – Les activités clés permettent d’atteindre la cible ou l’objectif.

Vérifiez :

5. Évaluer – Évaluez la réalisation de l’objectif ou de la cible (si la cible n’est pas atteinte, des contre-mesures supplémentaires doivent être prises). Transformez les plans en actions et réévaluez à nouveau.

Agir :

6. Institutionnaliser – Formalisez et consolidez les changements au moyen d’instructions de travail, d’un suivi métrique et d’une formation dans le cadre des instructions de travail. Familiarisez l’ensemble du groupe avec le nouveau processus. Cette étape peut également inclure des mesures ou un certain type de suivi visuel.

7. Opportunités partagées – Faites part à l’ensemble de l’équipe de la réalisation du Kaizen et de son impact positif sur l’entreprise. Déterminez si les changements peuvent être déployés dans d’autres secteurs d’activité. Répétez le processus, si nécessaire. Réévaluez le processus si nécessaire, car les conditions peuvent changer. Soyez ouvert à d’autres opportunités.

Créer et maintenir une culture d’amélioration continue

En comprenant et en mettant en œuvre les principes de Kaizen dans votre organisation, vous pouvez récolter les avantages suivants :

• Amélioration des processus de sécurité
• Amélioration des initiatives en matière de qualité
• Engagement manifeste en faveur de l’amélioration continue
• Meilleur alignement de tous les processus et systèmes
• Amélioration du moral des employés (la contribution de chacun est importante)

Prendre les mesures nécessaires à l’amélioration continue est un processus permanent et utile qui peut produire des résultats positifs pour votre organisation. Dans l’ensemble, Kaizen contribue à renforcer le moral des employés et permet à votre équipe de prendre part aux décisions importantes de l’entreprise. Lorsque le retour d’information est encouragé et que les travailleurs peuvent effectuer leur travail dans un environnement sûr, axé sur la qualité et favorisant l’efficacité, ils s’épanouissent.